La tenue de réunions à intervalles réguliers permet aux membres de votre équipe d’aborder plus facilement des sujets qui les préoccupent, ce qui peut être extrêmement salutaire.
Avez-vous remarqué que le stress, l’anxiété et la dépression semblent affecter de plus en plus des gens avec qui vous travaillez ? En ce deuxième hiver marqué par la pandémie, c’est une réalité incontournable.
Les employeurs devraient toujours se préoccuper du bien-être de leurs effectifs. En ce moment, cela devient absolument vital, selon Micheline Boisvert-Vachon, formatrice, coach et consultante à la firme-conseil Discitus.
« Je vois souvent des gestionnaires très rationnels, qui oublient l’aspect émotif des choses, relate Micheline Boisvert-Vachon. Toutefois, si on se souvient qu’on a affaire à des êtres humains, les gens seront plus motivés à contribuer à la performance de l’entreprise. »
Nous avons demandé à cette experte de nous parler de moyens concrets que vous pouvez mettre en pratique dès maintenant, pour mieux veiller à la santé mentale de votre personnel.
Voici ses sages conseils :
1. Maintenir une routine
« L’incertitude est l’une des plus grandes causes de l’anxiété », affirme d’emblée Micheline Boisvert-Vachon.
Elle suggère donc d’encadrer le travail de votre équipe avec des événements qui se répètent à intervalles réguliers, comme les réunions hebdomadaires. Celles-ci ont un effet structurant pour les troupes, car elles aident les gens à gérer leur temps, à recentrer leur attention et à mieux définir leurs priorités.
Une fois que cette routine a été établie, il importe cependant de la maintenir. « Si on planifie plusieurs rencontres par semaine, mais que celles-ci doivent souvent être annulées, ça engendre du stress, prévient la consultante. Il vaut mieux prévoir moins de réunions et y rester fidèles. »
Quand tout le personnel se rencontre tous les jeudis matins, par exemple, on peut profiter de l’occasion pour communiquer des renseignements pertinents et pour amorcer des discussions de groupe.
2. Communiquer vos attentes clairement
Le manque de clarté engendre l’ambiguïté. Et l’ambiguïté peut devenir une grande source de stress. C’est pourquoi Mme Boisvert-Vachon suggère aux gestionnaires de communiquer leurs attentes envers leurs employé·e·s de façon claire et nette.
Face à une liste de tâches à exécuter, toute personne devrait être informée de ce qui doit être réalisé rapidement et de ce qui peut être mis sur la glace, au besoin. Elle doit aussi savoir ce qui doit être fait à la perfection et ce qui requiert seulement le meilleur effort possible.
« Ce qui est clair dans votre esprit ne l’est pas forcément pour votre personnel », rappelle notre interlocutrice, d’où l’intérêt de répondre systématiquement aux questions suivantes quand vous parlez d’activités à accomplir :
Quoi — Que faut-il faire exactement ? Quel est le résultat désiré ?
Pourquoi — Quelles sont les raisons derrière cette activité ?
Quand — À quelle date faut-il entreprendre cette activité ? Quand devrait-elle être complétée ?
Qui — Qui sont les personnes impliquées ? Quels sont leurs rôles respectifs ?
Comment — Quelles sont les méthodes et les ressources à employer ?
En fournissant toute cette information aux membres de votre équipe, vous favorisez votre satisfaction face au travail accompli. Et, surtout, vous leur donnez un sentiment de maîtrise crucial par rapport à leurs tâches.
3. Offrir un horaire souple
Même si on fait grand cas de la conciliation travail-vie personnelle depuis quelques années, bon nombre d’employeurs n’ont pas encore posé de gestes en ce sens. Pourtant, c’est une des façons les plus faciles d’alléger la charge mentale des employé·e·s.
Vous voulez vous y mettre ? Voici la première étape, selon Mme Boisvert-Vachon : cernez les besoins immuables de l’entreprise. Autrement dit, déterminez les heures pendant lesquelles les membres de votre personnel doivent nécessairement être à la disposition de leurs collègues ou de la clientèle.
Ensuite, permettez aux individus de gérer les heures restantes comme ils le désirent. La consultante mentionne qu’à Discitus, la direction demande à tout le monde d’être disponible entre 9 h 30 et 14 h 30. En dehors de cette plage horaire, la gestion de leur temps leur appartient.
« En donnant aux gens le droit de voir à leurs obligations familiales et personnelles, on s’assure qu’une fois au travail, ils ne vont pas penser à mille choses qui les distraient », témoigne-t-elle.
Et qu’en est-il des emplois aux horaires plus rigides par nature, notamment ceux qui requièrent une présence toute la journée ? Une solution serait de consulter les membres du personnel avant de préparer les horaires. Une autre, encore plus simple, serait de faciliter l’échange de blocs d’heures entre les individus selon leurs disponibilités.
4. Tenir des rencontres individuelles
« Si tu as besoin de parler, ma porte est toujours ouverte. » Voilà une phrase prononcée par bien des gestionnaires bien intentionnés. Mais, selon Mme Boisvert-Vachon, ce n’est pas suffisant pour inciter les employé·e·s à se confier.
Comme les gens stressés ou déprimés ont tendance à taire leurs sentiments, les employeurs apprennent souvent l’existence d’un problème lorsque ça ne va plus du tout.
Comment éviter de laisser le silence faire son œuvre ? Prévoir des rencontres individuelles avec chaque membre du personnel. Même si celles-ci portent principalement sur le travail, elles peuvent vous permettre de remarquer les soucis d’ordre émotif avant que la situation ne devienne critique.
Une simple rencontre de 20 minutes par semaine suffit pour faire un survol des tâches de quelqu’un, pour lui donner une rétroaction, et pour prendre de ses nouvelles. Ne pas le faire équivaut à se priver d’un outil de communication précieux.
5. Donner le bon exemple
Êtes-vous un·e gestionnaire qui tente de paraître invincible ? Attention : en feignant de ne jamais vous tromper ni d’avoir besoin d’aide, vous pourriez donner à votre personnel l’impression que la perfection est requise en toute circonstance. Bonjour, la pression !
Pour éviter cela, il n’y a qu’une solution : dévoiler votre vulnérabilité.
Donc, quand vous n’avez pas toutes les solutions à un problème, admettez-le. Idem quand vous avez vraiment besoin d’un coup de main pour finaliser un projet. Et si vous avez commis une bévue, présentez vos excuses, tout simplement.
« Les gens seront soulagés de constater que dans votre entreprise, on a droit à l’erreur et au soutien de ses collègues », souligne Mme Boisvert-Vachon.
Par ailleurs, la consultante invite les gestionnaires à prendre conscience de certains gestes susceptibles d’exercer une pression indue sur les employé·e·s. Par exemple, une directrice qui envoie souvent des courriels en fin de soirée. Ou encore un chef d’équipe qui ne prend jamais de pause à l’heure du lunch.
Ces actions risquent fort de faire sentir aux gens qu’ils doivent eux aussi renoncer à un horaire sain pour répondre à vos attentes. Vous avez travaillé le samedi ? Très bien. Mais ce n’est peut-être pas nécessaire de l’annoncer à tout le monde.
6. Soutenir, tout simplement
Que faut-il faire si un·e employé·e montre des signes évidents de stress ou d’anxiété ?
Selon Micheline Boisvert-Vachon, la réponse se résume en cinq mots : stabiliser, acquiescer, faciliter, encourager et référer.
Stabiliser : Inviter la personne à prendre un moment pour souffler.
Acquiescer : Reconnaître l’état d’âme observé. Ça peut être aussi simple que de dire « Je vois que tu vis cette situation difficilement. »
Faciliter : Demander à la personne ce qui pourrait l’aider à abaisser son niveau de stress ou d’anxiété. Par exemple, si ses responsabilités familiales et professionnelles deviennent trop accablantes, voudrait-elle revoir ses tâches ou ses disponibilités ?
Encourager : Penser à un mot d’encouragement attentionné. Des exemples : « Rappelle-toi que notre travail ne comprend pas d’opérations à cœur ouvert », ou encore « Je crois en toi ».
Référer : Si la situation semble toujours préoccupante, encourager la personne à recourir à des services spécialisés. Car un·e gestionnaire, malgré toutes ses bonnes intentions, ne devrait jamais s’improviser psychologue. Il vaut mieux inciter les gens à trouver les meilleures ressources possibles pour retrouver leur équilibre.
Pour en savoir plus sur les services proposés par Micheline Boisvert-Vachon et ses collègues, visitez le site Web de Discitus. Cette compagnie, qui est inscrite à Quartier d’affaires sur B2BeeMatch, offre aux entreprises de la formation, de l’accompagnement et des solutions en gestion visant à faire ressortir le meilleur des organisations et des gens.