Pour organiser une réunion présentielle où les gens sentent à l’aise, il ne suffit pas de mettre une bouteille de gel désinfectant à l’entrée : il faut être à l’écoute des besoins des invité·e·s et se préoccuper du bien-être de tout le monde.
Ça y est ! Depuis quelques semaines, les réunions en personne sont réapparues dans les agendas des gens d’affaires. Pour bon nombre d’entre nous, ce renouveau marque la fin d’une pause de plus de deux années, pendant laquelle les mots d’ordre étaient prudence… et téléconférence.
Si le retour au mode présentiel fait la joie de plusieurs, il suscite des sentiments mitigés chez d’autres, car la levée des règles sur le port du masque et la distanciation physique a créé une zone grise. En l’absence d’obligations claires régissant nos actions, les opinions peuvent diverger sur les comportements à adopter.
Quand on planifie une réunion, comment faire pour mettre à l’aise les gens qui souhaitent minimiser leur exposition à la Covid-19 ? Et quelles sont les meilleures pratiques quand on assiste à des rencontres ? Nous avons posé ces questions à Julie Blais Comeau (etiquettejulie.com), une spécialiste de l’étiquette établie à Gatineau, qui compte parmi ses clients plusieurs entreprises et organismes gouvernementaux ontariens.
« La pandémie nous a appris que nous devrions preuve de sensibilité et de bienveillance auprès des gens que nous côtoyons », dit Julie Blais Comeau.
« Les organisateurs de réunions sont responsables de leur bon déroulement. Ils doivent donc considérer le fait que ces rencontres peuvent rendre certaines personnes anxieuses », dit-elle.
Des politiques à communiquer
Si vous organisez des réunions, vous appliquez sans doute les mesures sanitaires d’usage : ventiler les locaux, favoriser l’hygiène des mains, désinfecter les surfaces et les objets, etc. Et, bien sûr, vous demandez aux gens de rester à la maison s’ils sont malades. Une autre obligation importante vous incombe, selon Mme Blais Comeau : celle de communiquer clairement vos politiques en ce qui a trait aux précautions à prendre, s’il y a lieu.
« Chez soi, on est roi, c’est-à-dire que vous décidez de vos politiques, souligne-t-elle. Cependant, la courtoisie requiert que celles-ci soient bien en vue dans votre invitation. » Si par exemple votre entreprise fait partie de celles qui préconisent toujours le port du masque dans les espaces communs, mentionnez-le. Et si vous préférez que les gens se tiennent à plus d’un mètre de distance les uns des autres afin de protéger les personnes les plus vulnérables, précisez-le.
« Plus les invités savent ce que l’on attend d’eux, moins il risque d’y avoir de surprises ou de malaises », relate la spécialiste de l’étiquette. Elle suggère de donner une tournure positive à cette partie de l’invitation. Par exemple : « Nous avons hâte de vous voir. Parce que nous tenons à votre bien-être et de celui de notre personnel, nous maintenons les mesures préventives suivantes, que nous vous demanderons de respecter lors de notre réunion. ».
Également de rigueur : une note qui prie les gens à communiquer avec une personne-ressource par téléphone ou par courriel, au besoin. Ainsi, un·e invité·e immunosupprimé·e pourra faire part de ses préoccupations. De même, quelqu’un pour qui le port du masque pose problème sera en mesure de discuter d’options possibles.
Question épineuse : comment réagir si quelqu’un contrevient aux règles et a un comportement jugé non sécuritaire lors de la réunion ? L’organisateur ou l’organisatrice devrait évidemment faire preuve d’une certaine vigilance à cet effet. Néanmoins, si quelque chose échappait à son attention, ce n’est pas aux invités de faire la police eux-mêmes, d’après Mme Blais Comeau. Si certains agissements vous mettent mal à l’aise, la meilleure façon de procéder serait de prévenir un·e responsable qui se chargera d’aborder la personne concernée.
La poignée de main : oui ou non ?
Cette forme de salutation a fait un retour remarqué depuis que les règles sanitaires le permettent, comme Mme Blais Comeau le soulève : « On a immédiatement vu des chefs d’État recommencer à se serrer la main. » Toutefois, ça ne veut pas dire que tout le monde désire s’y remettre.
Pour s’assurer de ne brusquer personne, les adeptes de la poignée de main pourraient simplement songer à tâter le terrain. Selon l’experte, ça peut être aussi facile que de demander « Est-ce que vous êtes à l’aise avec la poignée de main ? » Comme ça, pas de malentendu possible !
Une autre façon de procéder serait de vous fier au code de communication le plus universel : le langage corporel. « Si vous tendez la main à quelqu’un et que cette personne recule, vous savez immédiatement à quoi vous en tenir », mentionne-t-elle.
Pour ceux et celles qui font partie du camp des plus prudents, décliner une poignée de main se fait tout aussi naturellement ; en reculant d’un pas. Mieux encore, notre interlocutrice propose cette formule qui vous tirera d’embarras de manière tout à fait cordiale. « Posez votre main droite sur votre cœur et dites “Heureuse de vous revoir ! Comment allez-vous ?” » Si vous préférez remplacer ce geste par un autre — saluer de la main, incliner la tête, faire le namasté (joindre les paumes à la hauteur de la poitrine) — libre à vous de personnaliser votre salutation comme il vous plaît.
Dans cette circonstance, vous pouvez toujours préciser que vous souhaitez maintenir une distance sécuritaire en raison d’un proche parent immunosupprimé ou pour toute autre raison. Toutefois, après plus de deux ans de pandémie mondiale, aucune explication ne devrait être requise. Et si une personne encore plus hardie tente de vous donner une accolade ou de vous faire la bise, sachez que les mêmes solutions fonctionnent à merveille.
Désamorcer les sujets minés
Avec le début de la belle saison et une relative accalmie en matière de Covid-19, notre humeur collective tend à s’améliorer. Cependant, il reste malheureusement certaines questions liées à la pandémie qui font ressortir les divergences et, parfois, le ressentiment.
Comment éviter que certains sujets risquent de faire déraper le papotage habituel qui a lieu lors des réunions d’affaires ? D’abord, il vaudrait mieux s’abstenir complètement de débattre de l’opinion des uns et des autres sur la vaccination, de leur statut vaccinal et de leur avis sur les mesures gouvernementales (ou l’absence de celles-ci), etc.
Et si, malgré tout, la conversation déviait fâcheusement, que faudrait-il faire pour rétablir l’harmonie ? Mme Blais Comeau croit que l’hôte de la réunion et le ou la principal·e responsable de maintenir un climat agréable et professionnel. Souvent, il suffit de reconnaître le désaccord naissant et de demander au groupe de mettre fin au débat pour se concentrer plutôt sur le prochain point à l’ordre du jour.
Si quelqu’un fait une affirmation qui vous pique au vif, vous pouvez toujours poser une question pour essayer de mieux comprendre son point de vue. Par exemple, si quelqu’un se proclame anti-vaccin, tandis que vous croyez à l’immunisation, notre experte conseille une interrogation comme celle-ci : « Expliquez-moi, pourquoi avez-vous choisi de ne pas vous faire vacciner ? Pour ma part, je trouvais ça très important de suivre les directives des spécialistes, alors je suis réellement curieux. »
Mais si vous ne souhaitez pas vous engager dans cette voie, rien ne vous empêche de changer de sujet ou de clore la discussion poliment. Des suggestions : « Quelle est votre série préférée parmi toutes celles que vous avez vues durant les deux dernières années ? », « Que ferez-vous cet été ? » ou encore « Si vous le voulez bien, soyons d’accord sur le fait que nous sommes en désaccord ».
Comme Julie Blais Comeau le rappelle, « on ne sait pas toujours comment les individus ont été affectés par la pandémie, que ce soit physiquement ou sur le plan émotif. Continuons donc à nous soucier de l’impact de nos gestes et de nos paroles sur les autres. » En effet, l’empathie fait partie intégrante de la bienséance, pandémie ou pas.
Julie Blais Comeau (Etiquettejulie.com) aide les compagnies et les organismes à développer les compétences interpersonnelles de leurs employé·e·s, y compris la politesse et la confiance en soi.
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